Типовой сценарий · Закупки · КП

Сравнение коммерческих предложений поставщиков

Поставщики присылают КП в разном виде: PDF, Excel, текст письма. Чтобы их сравнить, закупщик вручную переносит позиции в таблицу, пересчитывает НДС и доставку и всё равно рискует сравнить несравнимое.

Получить план автоматизации Услуга: Автоматизация проверки поставщиков и тендеров

Контекст задачи

Запрос ушёл пяти поставщикам, ответы пришли в разное время и в разном виде: один прислал PDF со сканом, другой Excel со своими названиями позиций, третий написал цены прямо в письме. Одни цены с НДС, другие без, у кого-то доставка включена, у кого-то считается отдельно, кто-то предложил аналог вместо нужной позиции. Закупщик тратит время на перенос цифр и легко ошибается. Сценарий начинается там, где заканчивается рассылка запросов: собирает пришедшие КП, приводит их к одному виду и строит таблицу сравнения, а решение остаётся за человеком.

Пример таблицы сравнения коммерческих предложений: пять поставщиков с итогом по запросу с НДС, условиями доставки, сроком поставки и статусом, лучшая цена выделена, у двух поставщиков есть замечания — КП приведены к одной базе: цена с НДС, доставка и срок видны в одной таблице.

Вход

Запрос с перечнем позиций, количеством и требованиями, КП поставщиков во вложениях и в тексте писем (PDF, сканы, Excel, Word), критерии сравнения: цена с НДС, доставка, срок поставки, условия оплаты, гарантия, срок действия предложения. Справочник единиц измерения и допустимых аналогов, если он есть.

Логика

Сначала сценарий находит в почте ответы на конкретный запрос и вытаскивает из них позиции, цены, количество и условия: из Excel напрямую, из PDF и сканов с помощью распознавания и ИИ. Затем приводит всё к одной базе: единицы измерения, цены с НДС, доставку в общую сумму. Каждая позиция КП сопоставляется с позицией запроса, а аналоги, недостающие позиции и расхождения в количестве помечаются. Значения, в которых ИИ не уверен, уходят на ручную проверку со ссылкой на место в исходном файле. В конце строится таблица: итог по каждому поставщику, лучшая цена по каждой позиции, отклонения по срокам и условиям.

Интеграции

Почта (общий ящик закупок по IMAP), распознавание PDF и сканов, ИИ-модель для извлечения позиций, Google Sheets или Excel для таблицы сравнения, n8n или Python, 1С или ERP для справочника номенклатуры при необходимости, Telegram для уведомлений закупщику.

Результат

Закупщик получает готовую таблицу сравнения вместо ручного переноса цифр: видно, кто дешевле с учётом НДС и доставки, где аналог вместо нужной позиции и какие значения нужно перепроверить.

Пример схемы разбора КП: письмо поставщика, чтение Excel напрямую и распознавание PDF с помощью ИИ, приведение единиц, НДС и доставки, сопоставление с позициями запроса, затем таблица сравнения и список значений на ручную проверку — Из любого формата КП позиции попадают в одну таблицу, неуверенные значения уходят человеку.

Что получает бизнес

Сравнение становится честным: все предложения приведены к одной базе, поэтому цена без НДС и без доставки не выглядит выгоднее, чем есть. Недостающие позиции и аналоги видны сразу, а не после согласования заказа.

Человек остаётся в точках решения. ИИ извлекает данные, но не выбирает поставщика: спорные значения подсвечены, исходный файл открывается рядом, а итоговое решение и переговоры остаются за закупщиком. Если в КП нет обязательного условия, например срока действия, сценарий готовит письмо поставщику с уточнением, а отправляет его человек.

История сравнений сохраняется: по каждой позиции видно, какие цены предлагали в прошлых закупках, и рост цены у постоянного поставщика заметен без отдельного анализа. Отправку запросов и контроль ответов закрывает соседний сценарий заявок поставщикам, а проверку надёжности поставщиков сценарий риск-сигналов по закупкам.

Кому подходит сценарий

Сценарий подходит компаниям, которые регулярно закупают у нескольких поставщиков: производству, стройке, оптовой торговле, сетям магазинов и общепита, службам снабжения. Особенно полезен, когда КП приходят в разных форматах и сравниваются в Excel вручную. Конкретная реализация подбирается под форматы КП, объём закупок и учётную систему.

Похожая задача?