Менеджер переводит сделку на этап оплаты, а потом вручную заполняет счёт в шаблоне, отправляет его клиенту и через месяц так же собирает акт.
Счета и акты делаются копированием прошлого документа: поменять реквизиты, позиции, сумму, номер. Ошибки в ИНН или сумме находит клиент, номер счёта повторяется, акт забывают выставить после завершения работ, и закрывающие документы копятся к концу квартала. В отличие от подготовки договоров и предложений, здесь речь о регулярных финансовых документах по каждой сделке, а в отличие от согласования, документ формируется без маршрута по руководителям.
Сделка в CRM: компания, реквизиты, позиции, суммы, условия оплаты и стадия, шаблоны счёта и акта, счётчик номеров документов, контакт для отправки, данные об оплате из банка или учёта.
На стадии «Счёт» документ собирается из шаблона по данным сделки, реквизиты проверяются, номер берётся из счётчика. PDF уходит клиенту на почту или через ЭДО и прикрепляется к сделке. После оплаты и завершения работ так же формируется акт, а неподписанные акты попадают в список для напоминания.
CRM с API, шаблоны документов (DOCX или HTML в PDF), почта, оператор ЭДО при необходимости, банк или учёт для статуса оплаты, n8n или Python, хранилище для архива документов.
Счёт уходит клиенту в день, когда сделка дошла до нужной стадии, акты выставляются вовремя, а все документы по сделке лежат в её карточке.
Решение: документы собираются из шаблонов, которые бухгалтерия один раз согласует. Когда сделка переходит на стадию «Счёт», сценарий берёт из неё компанию, реквизиты, позиции и условия оплаты, подставляет их в шаблон и присваивает номер по счётчику, без повторов и пропусков. Перед формированием проверяются обязательные поля: ИНН и КПП, банковские реквизиты, сумма и НДС. Если чего-то не хватает, менеджер получает сообщение, что дописать в сделке, и клиент не получает счёт с ошибкой.
Готовый PDF прикрепляется к сделке и уходит контакту клиента письмом с понятной темой и номером счёта. Для клиентов, которые работают через ЭДО, документ отправляется через оператора, а подписывает его ответственный сотрудник своей электронной подписью. Статус оплаты подтягивается из банковской выписки или учёта, и сделка сама переходит на следующую стадию.
Когда работы завершены, сценарий так же формирует акт по той же сделке и отправляет его клиенту. Акты, которые клиент не вернул подписанными за установленный срок, собираются в еженедельный список для менеджера. Все документы по сделке лежат в её карточке и в архиве с понятными именами файлов. Результат для бизнеса: меньше ручной работы с документами, меньше ошибок в реквизитах и закрывающие документы без завалов в конце месяца.
Сценарий подходит сервисным и проектным компаниям, агентствам, B2B-поставщикам и подрядчикам, которые выставляют счета и акты юрлицам из CRM. Полезен, когда документов от нескольких десятков в месяц и их готовит сам менеджер. Если счета обязательно должны создаваться в 1С, подходит сценарий обмена Битрикс24 и 1С. Конкретная реализация подбирается под CRM, шаблоны и порядок работы бухгалтерии.
Опишем, как адаптировать этот сценарий под ваши данные и системы. Без обязательств.
