Опт · Заявки · Повторные заказы

Автоматизация оптовых продаж: заявки, прайсы, заказы

27 июля 2026 · 9 мин чтения

Постоянный клиент пишет в мессенджер в восемь вечера: «отгрузите как в прошлый раз, плюс 20 коробок трёшки». Утром менеджер поднимает историю, сверяет колонку прайса и скидку, уточняет у кладовщика остаток и только потом заводит заказ в учётке. Пятнадцать минут на сообщение, а таких за день пять-шесть. Оптовая компания живёт не новыми клиентами, а регулярностью старых: 30–80 юрлиц и ИП на менеджера, каждый со своим циклом закупок. И держится эта регулярность на памяти человека и переписке в мессенджерах.

Короткий ответ: начинают с инициирования повторных заказов - у постоянного клиента уже есть ритм закупки, и система умеет его отслеживать. Он стоит 70–120 тыс. ₽, запускается за 3–4 недели и при чистой экономии 20–30 тыс. ₽ в месяц окупается за 2–6 месяцев. Комплексный контур из пяти сценариев - от 250 тыс. ₽ и 6–10 месяцев.

Где оптовая компания теряет деньги и часы

Заявка приходит текстом, а нужна строками. «Как обычно, плюс двадцать коробок» - задача на реконструкцию: найти прошлую отгрузку, сверить артикулы, перенести в учётку.
Условия клиента живут в голове менеджера. Своя колонка цен, своя скидка, своя отсрочка. Отпуск или увольнение - и клиент получает не ту цену.
Прайс устаревает быстрее, чем рассылается. Файл собирают вручную раз в месяц, закупочные цены меняются чаще, клиент считает по старому.
Остатки уточняют голосом. Вопрос «есть на складе?» отправляет менеджера к кладовщику - десятки переключений в неделю.
Повторную закупку никто не начинает. Клиент брал раз в три недели, молчит шесть - узнают случайно, когда он ушёл к соседнему поставщику.
Дебиторку видят задним числом. Отгрузка ушла, лимит превышен, просрочка растёт, а сверку делают в конце месяца.

Пять сценариев автоматизации

Сценарий	Что делает система	Эффект
Приём заявок из почты и мессенджеров	Сводит письма и сообщения в очередь, раскладывает текст в черновик заказа	Менеджер проверяет строки вместо ручного ввода
Персональные прайсы и условия	Подставляет цену, скидку и отсрочку из карточки, шлёт прайс по расписанию	Цифра совпадает у менеджера, в счёте и в письме
Остатки и статус заказа для клиента	Показывает наличие и стадию отгрузки в кабинете или боте	Часть звонков про склад и доставку не доходит
Инициирование повторного заказа	Считает цикл закупок по истории и напоминает менеджеру	Клиенты реже выпадают из своего цикла молча
Контроль дебиторки и стоп-отгрузка	Следит за лимитом и просрочкой, ставит отгрузку на паузу	Превышение лимита видно до отгрузки, а не после

Сценарий 1: заявка свободным текстом превращается в строки заказа

Начинать стоит с очереди: заявки падают на общий ящик, в Telegram, в WhatsApp и в личку менеджера, а нужен один список со статусом и ответственным. Как разобрать поток писем в записи, показано в статье про автоматизацию email, а мессенджеры подключаются как обычный Telegram-бот для бизнеса.

Дальше специфика опта: фразу «как в прошлый раз, плюс 20 коробок трёшки» надо превратить в строки с артикулом и количеством. Система поднимает последнюю отгрузку клиента, добавляет распознанные позиции и создаёт черновик заказа в учётной системе - через интеграцию с 1С или интеграцию с МойСклад. Ключевое слово - черновик: спорные строки подсвечены, менеджер подтверждает или правит. Похожий поток разобран в кейсе обработки заявок поставщиков.

Сценарий 2: персональные цены и отсрочки вместо памяти менеджера

У каждого клиента свой набор условий: колонка прайса, скидка на отдельные группы, отсрочка 14 или 30 дней, минимальная партия. Пока это лежит в примечаниях к контрагенту, замена сотрудника превращается в риск. Место условий - карточка клиента в учётке или CRM: как устроена связка, описано в руководстве по интеграции с CRM.

Вторая половина сценария - прайс. Файл собирается из учётки с ценами конкретного клиента и уходит по расписанию: раз в неделю или при заметном изменении цен. Механика подстановки полей та же, что в разборе автоматизации документооборота. Побочный эффект ценнее основного: спор «мне называли другую цену» упирается в письмо с датой.

Сценарий 3: остатки и статус заказа без звонка менеджеру

Клиент звонит ради двух чисел: сколько позиции на складе и где его отгрузка. Кабинет или бот показывает наличие по матрице клиента, цену с учётом его условий и стадию заказа: собран, отгружен, передан перевозчику, доставлен. Наличие берётся из складского учёта - как его приводят в порядок, разобрано в статье про автоматизацию склада, а статусы доставки подтягиваются из транспортной части, о которой речь в разборе автоматизации логистики.

Переоценивать отдачу не стоит: часть клиентов продолжит звонить, привычка сильнее интерфейса. Реалистичная цель - снять рутинные вопросы у тех, кто готов смотреть сам.

Сценарий 4: повторный заказ инициирует система, а не клиент

Это главный сценарий роста выручки. У постоянного клиента есть ритм: кто-то закупается раз в две недели, кто-то раз в месяц. История отгрузок даёт средний интервал и типовой состав корзины. Когда клиент выходит за интервал на 30–50%, система ставит менеджеру задачу и готовит черновик по прошлому составу - остаётся позвонить и спросить, что поменять. Логика та же, что в автоматизации воронки продаж, только этап называется «пора повторить».

Поводом служит и новая партия регулярной позиции или рост цены с первого числа. Ограничение стоит проговорить: напоминание возвращает тех, кто отложил и забыл, но не заставит закупиться того, кому сейчас не нужно.

Сценарий 5: дебиторка и стоп-отгрузка по лимиту

Отсрочка - обычное условие в опте, а с ней приходит дебиторка. Система держит по клиенту лимит и долг, подсвечивает приближение к пределу при сборке заказа и ставит отгрузку на паузу при просрочке. Как это выстраивают, разобрано в статье про автоматизацию дебиторской задолженности, а касания по оплате - в кейсе напоминаний об оплате.

Паузу снимает человек: отгрузить сверх лимита давнему клиенту - нормальное управленческое решение. Задача автоматики не запрещать, а сделать превышение видимым до отгрузки.

Принцип внедрения: менеджер ведёт отношения и переговоры, система ведёт данные, цены и сроки. Договориться о годовом объёме и разрулить претензию по недостаче - работа человека. Помнить, что у клиента девятая колонка, отсрочка 21 день и что он не закупался шесть недель, - работа системы.

Что с ИИ, а что без него

Разделение стоит проговорить честно: «нейросети» в опте нужны не везде.

Работает без ИИ большая часть контура: сбор заявок в одну очередь, подстановка цены и отсрочки из карточки, рассылка прайса по расписанию, кабинет с остатками, расчёт цикла закупок, лимиты и стоп-отгрузка. Это правила, расписания и интеграции с учёткой.
ИИ нужен ровно в одном месте - разбор свободного текста заявки в позиции номенклатуры. «Трёшка», «как в прошлый раз», «те же, что брали в мае, но без синих» правилами формализуются плохо, а языковая модель раскладывает фразу по артикулам, опираясь на историю закупок.

И сразу ограничение: результат разбора идёт черновиком на проверку менеджеру, а не в отгрузку. Модель путает похожие артикулы и достраивает то, чего в сообщении не было, поэтому подтверждение остаётся за человеком.

Сколько стоит

Приём заявок с разбором текста - 90–130 тыс. ₽, 3–4 недели.
Персональные прайсы и условия - 70–110 тыс. ₽, 3–4 недели.
Остатки и статусы для клиента - 80–120 тыс. ₽, 3–4 недели.
Инициирование повторных заказов - 70–120 тыс. ₽, 3–4 недели.
Контроль дебиторки и стоп-отгрузка - 60–100 тыс. ₽, 3–4 недели.
Комплексный контур «заявка - прайс - заказ - отгрузка - оплата» - от 250 тыс. ₽, поэтапно.
Эксплуатация - 4–15 тыс. ₽ в месяц: сервер, интеграции, API языковой модели.

Экономика считается на часах менеджеров и на повторных заказах. Возьмём компанию с 60 клиентами, двумя менеджерами и 120 заказами в месяц при среднем чеке около 100 тыс. ₽; час менеджера с налогами - примерно 600 ₽. Повторные заказы возвращают в цикл два-три заказа в месяц: при марже около 10% это 20–30 тыс. ₽. Плюс 6–8 часов ручного перебора базы - ещё 4–5 тыс. ₽. Валовой эффект 24–35 тыс. ₽, эксплуатация 4–5 тыс. ₽, чистыми 20–30 тыс. ₽. Сценарий стоит 70–120 тыс. ₽: 70 / 30 - около 2 месяцев, 120 / 20 - 6 месяцев.

Комплексный контур считается со своей экономией: делить эффект пяти сценариев на цену одного нечестно. К 24–35 тыс. ₽ от повторных заказов добавляются часы остальных четырёх. Разбор заявок снимает 6–8 минут на каждой из 120 заявок - 12–16 часов, или 7–10 тыс. ₽. Прайсы, остатки и статусы убирают 10–13 часов переписки и звонков - 6–8 тыс. ₽. Контроль лимитов экономит 3–5 часов сверок - 2–3 тыс. ₽. Валовой эффект 39–56 тыс. ₽, эксплуатация 10–14 тыс. ₽, чистыми 29–42 тыс. ₽. При вложениях 250–300 тыс. ₽ это 250 / 42 - около 6 месяцев и 300 / 29 - около 10. Методика - в статье про окупаемость автоматизации.

С чего начать

Выгрузите отгрузки за год. Средний интервал закупки и типовой состав корзины по каждому клиенту видны сразу.
Перенесите условия в карточку клиента. Колонка прайса, скидки по группам, отсрочка, лимит: пока это в примечаниях, автоматизировать нечего.
Запустите инициирование повторных заказов. Задача менеджеру и черновик по прошлому составу, когда клиент вышел за интервал.
Сведите заявки в одну очередь. Почта и мессенджеры в общий список, свободный текст в строки черновика.
Замкните контур. Прайс по расписанию, кабинет с остатками и статусами, лимиты и стоп-отгрузка.

Мини-кейс: оптовик с 60 постоянными клиентами

Компания торгует расходными материалами для производств: около 60 постоянных клиентов, два менеджера, порядка 120 заказов в месяц при среднем чеке около 100 тыс. ₽. Заявки приходили свободным текстом на общий ящик, в Telegram и в личные WhatsApp; на разбор и перенос в учётку уходило около 13 минут - 26 часов в месяц на двоих. Прайс рассылали вручную, условия держали в голове, превышения лимита находили на сверке: 5–7 отгрузок за квартал.

Внедряли четыре сценария последовательно, около четырёх месяцев в сумме: повторные заказы, приём заявок с разбором текста в черновик, персональные прайсы и условия, контроль дебиторки со стоп-отгрузкой. Кабинет с остатками отложили на следующий этап, поэтому его эффекта в цифрах ниже нет. Вложения пакетом - 300 тыс. ₽, эксплуатация - около 9 тыс. ₽ в месяц.

Через семь месяцев после старта обработка заявок занимает около 11 часов в месяц вместо 26: освободившиеся 15 часов - примерно 9 тыс. ₽. Сборка прайсов и ответы про цену забрали ещё 7 часов, это 4 тыс. ₽; сверки по лимитам - 5 часов, ещё 3 тыс. ₽. Доля клиентов, уложившихся в свой цикл закупки, выросла с 72% до 77%: два-три дополнительных заказа, около 25 тыс. ₽ валовой прибыли. Отгрузок сверх лимита стало 1–2 за квартал, каждую согласует коммерческий директор. Валовой эффект около 41 тыс. ₽ в месяц, чистыми - порядка 32 тыс. ₽; вложения в 300 тыс. ₽ по такому темпу возвращаются примерно за девять месяцев.

Итог

Автоматизация оптовых продаж - это не робот вместо менеджера. Заявка превращается в черновик заказа, цена и отсрочка подставляются из карточки, повторную закупку начинает система, превышение лимита видно до отгрузки. Менеджеру остаётся то, ради чего его и держат: переговоры и отношения с закупщиком. Хотите разложить свой процесс на такие шаги - опишите его через услугу автоматизации бизнес-процессов.

Чтобы обещать клиенту сроки, нужно знать наличие на своей стороне цепочки: как это отслеживать - в статье про мониторинг остатков у поставщиков.

Частые вопросы

С чего начать автоматизацию оптовых продаж?

С инициирования повторных заказов. Данные под него уже собраны: по истории отгрузок видно, с каким интервалом закупается каждый клиент и что он берёт обычно. Дальше система сама поднимает задачу, когда клиент выбивается из своего ритма. Вторым шагом берут приём заявок с разбором свободного текста, третьим - персональные прайсы и условия.

Не обидятся ли клиенты, что с ними работает система?

Обижает не система, а безличность. Переговоры, уступки по цене и годовые условия остаются за менеджером, а автоматика закрывает то, что клиента и так раздражает: долгий ответ про остаток, устаревший прайс и обещание перезвонить. Напоминание о повторной закупке уходит от имени менеджера и с конкретным составом заказа, на него можно ответить живому человеку. Претензии чаще вызывает обратное: когда про заказ забыли, а цену назвали не ту.

Сколько стоит автоматизация оптовой компании?

Один сценарий - приём заявок с разбором текста, персональные прайсы, доступ к остаткам, повторные заказы или контроль дебиторки - стоит 60–130 тыс. ₽ и запускается за 3–4 недели. Комплексный контур из пяти сценариев обходится от 250 тыс. ₽ и внедряется поэтапно, эксплуатация - 4–15 тыс. ₽ в месяц. Сценарий повторных заказов при цене 70–120 тыс. ₽ и чистой экономии 20–30 тыс. ₽ в месяц окупается за 2–6 месяцев, комплексный контур при вложениях 250–300 тыс. ₽ и чистой экономии 29–42 тыс. ₽ - за 6–10 месяцев.

Не готовы обсуждать проект? Оцените выгоду сами: калькулятор ROI автоматизации - 1 минута, без контактов. Или заберите чек-лист «Что автоматизировать первым».